TONDANO, (manadotoday.co.id) – Selasa 6 Juni 2017, Asisten 1 Setdakab Minahaasa Dr Denny Mangala MSi memimpin Rapat Evaluasi dan Koordinasi Pelaksanaan Peraturan Bupati Minahasa No 32 Tahun 2016 Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemkab Minahasa, rapat diikuti oleh Sekertaris Dinas/Badan/Kecamatan dan Kasi/Kasubag umum dan staf setda, di ruang sidang kantor Bupati.
Rapat diawali dengan laporan atau pengantar Kepala Bagian Tata Usaha Pimpinan Dra Novarita T Supit MSi, yang mengatakan bahwa masih banyak yang perlu dibenahi tentang tata naskah dinas dan banyak kelemahan yang perlu dibenahi untuk tertibnya naskah dinas.
“Kami mengumpulkan secara langsung bapak ibu ditempat ini guna menyatukan persepsi dalam tertib administrasi,” ujar Mangala.
Dalam sambutan arahan dan materinya, Mangalah menyampaikan bahwa telah dilaksanakan sosialisasikan tata naskah dinas mengacu pada aturan Permendagri 54 tahun 2009 dan Perbup Minahasa 32 tahun 2016. Bentuk pola mekanisme dan pengelolaan naskah dinas ada disitu. Namun setelah terbit Perbup ini masih banyak yang tidak clear dari sisi bentuk, kerapihan, tatacara, kordinasi, penandatanganan dan lainnya.
Perlu disegarkan agar peraturan tidak diabaikan. Bagian pengelolaan sistem administrasi negara, pengelolaan pemerintah dilihat dari naskah dinas. Banyak perangkat daerah melihat sejauh mana naskah dinas yang dihasilkan. Naskah dinas itu berkaitan dengan kewibawaan pemerintah. Naskah dinas perlu dikoreksi agar tidak ada yang salah ketika suratnya sudah dijalankan. Surat biasa, keputusan, edaran, semua ada diperaturan yang ada. Lihat bentuk surat jangan salah. Karena ini terkait dengan kewibawaan pemerintah. Perlu evaluasi semua sekretaris dan yang terkait naskah dinas harus dicroscek dulu baik dari sisi kerapihan dan sisi simetrisnya.
Mangalah juga meminta agar memperhatikan aspek etika surat menyurat dan ketikan yang tidak jelas, harus memahami jalur organisasi. Ada yang sifatnya laporan dan ada yang namanya dikordinasikan, bahasa suratnya berbeda. Bahasa surat harus menyesuaikan dengan kepada siapa dituju. Dan yang paling penting juga adalah substansi yang harus bisa dimengerti oleh pemberi dan penerima surat. Jangan lupa memperhatikan nomenklatur dan titelature dalam surat.
Lanjutnya, staf jangan asal menandatangani atau melakukan scan tanda tangan karena ada aspek hukum. Kelola Arsip / kearsipan dengan baik dan benar demi kontinuitas pemerintah dalam berbagai bentuk pertanggungjawaban. Tata dengan baik agar memudahkan bukannya menyulitkan.
“Harus punya komitmen tentang mendokumentasikan kearsipan,” tuturnya.
Di akhir penyampaiannya, dia berpesan untuk harus kompetensi dan capable.
“Tingkatkan kualitas diri. Berlomba untuk berinovasi dalam tugas pekerjaanMotivasi untuk persiapkan diri dan ikuti prosedure birokrasi,” katanya.(rom)
